Neden Şirketinizde Sunumları Yasaklamalısınız?

Amazon, Google, Apple, Ali Baba gibi çok hızlı büyüyen şirketlerin güçlü yanını teknolojiye odaklanmaları olarak görüyoruz.


Bence burada kaçırdığımız bir şey var: Aynı teknolojileri kullanan ve benzer iş modelleri sunan çok sayıda şirket var, ama onlar benzer büyüme hızlarını yakalayamıyorlar.


Belki de esas mesele teknoloji şirketi olmak değil. Belki de asıl mesele bu şirketlerin nasıl yönetildiği.


Bu anlamda Amazon özellikle ilgilimi çeken bir örnek.


1 milyona yakın insanın çalıştığı, çevrim içi perakendeden, bulut internet hizmetlerine, elektronik kitap okuyucu üretiminden, dijital çilingirlik hizmetlerine kadar pek çok alanda hizmet veren Amazon, benim hep üzerinde durduğum "odaklanma" teorisine oldukça aykırı davranan bir şirket.


Apple ve Google gibi şirketler nispeten az sayıda ürün ve hizmete odaklanarak başarıyı yakalarken, Amazon nasıl oluyor da her gün yeni alanlara girmesine rağmen büyüme hızından ve verimliliğinden pek bir şey kaybetmiyor. Bu uzun zamandır kafamı karıştıran bir meseleydi.


Ve yanıt sandığımdan çok daha basit olabilir.


İnanması zor ama Amazon'un başarısının en büyük sırlardan birisi şu: Amazon yönetim toplantılarında Powerpoint sunumu yapılması kesinlikle yasak. Şirketin kurucusu Jeff Bezos bunun yerine 6 sayfalık yazılı raporların kullanılmasını istiyor.


Amazon yöneticileri bir PowerPoint sunumundaki madde işaretlerini (bullet points) okumak yerine, Bezos'un deyimiyle "gerçek cümleler, konu cümleleri, fiiller, sıfatlar ve isimlerle anlatımsal olarak yapılandırılmış altı sayfalık bir notu" okumak için yaklaşık 30 dakika sessizce oturuyorlar.


Yeni fikirlerin, projelerin, deneyim tasarımlarının, teknoloji uygulamalarının anlatıldığı altı sayfalık notlar 30 dakikalık bir süreçte okunduktan sonra konu tartışılıp, kararlar alınıyor.


Bezos, "Pek çok nedenden dolayı tipik PowerPoint sunumundan çok daha iyi" diyor ve devam ediyor.


"İyi yapılandırılmış anlatımsal metinlerin peşindeyiz, sadece metin olmaları yeterli değil. Birisi Word'de Powerpoint slaytlarına benzer bir madde işareti listesi oluşturursa, bu da PowerPoint kadar kötü olur.


Altı sayfalık iyi bir not yazmanın 20 sayfalık bir PowerPoint sunumu hazırlamaktan daha zor olmasının nedeni, iyi bir notun anlatı yapısının insanı daha iyi düşünmeye itmesine, hem yazar, hem de okurlar için nelerin daha önemli olduğunun ve bunların nasıl bağlantılı olduğunun daha iyi anlaşılmasına neden olmasıdır.


PowerPoint tarzı sunumlar bir şekilde fikirleri geçiştirmeye, göreli önem duygusunu düzleştirmeye ve fikirlerin birbirine bağlılığını görmezden gelmeye neden oluyorlar."


Hızın ve çevikliğin çok övüldüğü çağımızda Bezos'un yaklaşımı size biraz yavaş geliyor olabilir. Öyle ya, sunumlarla, videolarla ya da infografiklerle bilgi aktarmak çok daha hızlı ve verimli olmuyor mu?


Bezos öyle düşünmüyor ve açıkçası ben de ona hak verme eğilimindeyim.


Bezos’un fikirler üzerinde doğru şekilde düşünmek için harcanan zamanın boşa gitmediğini, çünkü bunun daha sonra yaşanacak verimsizlik ve sorunların önünü kestiğini düşünüyor. Sonuçta, mantıksal tutarsızlıkları gidermek ve kaynakları nereye yönlendireceğinizi net bir şekilde önceliklendirmek daha yararlıdır, öyle değil mi?


Bezos'un yazılı raporları tercih etmesinin bir diğer nedeni de sunum canavarlarının katılımcıların gözünü boyamasını istememesi.


Ne zaman anlattığım fikrin içeriğine pek güvenmesem daha iddialı sunumlar hazırlıyor olmam, onun düşüncesini destekliyor. İçi boş ama havalı sunumlara ve sesiz, görünümü, duruşu güçlü insanlara kanmamız yüksek olasılık. Oysa asıl önemli olan fikrin kendisi.


Yazılı notların bir diğer faydası da katılımcıların fikri daha iyi anlamasını sağlamak.


Powerpoint slaytları tek tek gözümüzün önüne gelen ve aralarındaki bağlantıları göremediğimiz, ancak sunumun tamamlanmasından sonra müdahil olduğumuz bir yapıdalar. Buna karşın yazılı dokümanın tamamı elimizde, onu istediğimiz şekilde ileri geri giderek, üzerinde notlar alarak ve ihtiyaç duyduğumuz zaman tekrar okuyarak incelememiz mümkün.


Kendi tecrübelerime dayanarak yazılı raporların toplantıya katılamayanların daha sonra kolayca konuşulanları takip etmesi, notların toplantı öncesinde dağıtılarak katılımcıların daha iyi hazırlık yapması gibi pratik avantajlarınında olduğunu söyleyebilirim.


Bezos'un bakış açısı bizi daha doğru kararlar almaya ve bu sayede şirketlerimizi daha verimli yönetmeye itebilir. Benim de son dönemlerde danışmanlık verdiğim şirketleri sunumlardan ziyade iyi hazırlanmış metinlere yönlendirmemin nedenlerinden birisi de bu.


Ne dersiniz, siz de şirketinizde sunumları yasaklamaya hazır mısınız?



Yaralandığım Kaynaklar:


https://www.forbes.com/sites/quora/2018/08/22/jeff-bezos-banned-powerpoint-presentations-at-amazon-meetings-heres-what-replaced-them/?sh=447275883b5f


https://www.inc.com/geoffrey-james/jeff-bezos-banned-powerpoint-its-arguably-smartest-management-move-that-hes-ever-made.html


https://www.managementtoday.co.uk/why-amazon-banned-powerpoint/leadership-lessons/article/1689543





 

©2020, Bora Özkent'le Haddini Aş! Wix.com ile kurulmuştur.